Οδηγος Χρηματοδοτησης και Διαχειρισης

Η Επιτροπή Ερευνών, με γνώμονα τη γενικότερη ερευνητική πολιτική του Πανεπιστημίου και την ανάγκη διασφάλισης όρων ισόρροπης ανάπτυξης της ερευνητικής δραστηριότητας του συνόλου των Τμημάτων ή/και των Σχολών του, καθώς και την ενίσχυση ιδιαίτερα της βασικής έρευνας, προκηρύσσει κατά καιρούς την υποβολή ερευνητικών προτάσεων για χρηματοδότηση. Το ανώτατο ύψος χρηματοδότησης ανά υποβαλλόμενη ερευνητική πρόταση καθορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών, ανάλογα με το συνολικώς διαθέσιμο ποσό χρηματοδότησης. Οι προκηρύξεις γνωστοποιούνται, μέσω της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού, σε όλο το επιστημονικό – ερευνητικό προσωπικό του Πανεπιστημίου, προκειμένου να υποβληθούν προτάσεις. Για την υλοποίηση της αναφερόμενης διαδικασίας απαιτείται και η σύμφωνη γνώμη της Συγκλήτου του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης (σύμφωνα με το άρθρο 4, παράγραφος 6, εδάφιο α της ΚΥΑ/679/22.8.1996).

Οι προτάσεις, που υποβάλλονται για έγκριση και χρηματοδότηση από τους πόρους του Ειδικού Λογαριασμού, πρέπει να συνοδεύονται:

1. Από την έγκριση του Τομέα, του Τμήματος, ή της Σχολής με την οποία θα βεβαιώνεται ότι:
   1. Η υποβαλλόμενη πρόταση εντάσσεται στο πλαίσιο των γενικών κατευθύνσεων ερευνητικής δραστηριότητας του Τομέα, του Τμήματος ή της Σχολής.
   2. Ο Τομέας, το Τμήμα ή η Σχολή αποδέχεται τις υποχρεώσεις που τυχόν ανακύπτουν για την εκτέλεση των έργων και οι οποίες απορρέουν από το περιεχόμενο της πρότασης.
   3. Η εκτέλεση του έργου δεν δημιουργεί προβλήματα στην όλη λειτουργία του Τομέα, του Τμήματος ή της Σχολής.
2. Υπεύθυνη δήλωση του ΕΥ ότι το προτεινόμενο έργο δεν έχει χρηματοδοτηθεί ή δεν χρηματοδοτείται από άλλη πηγή.
   • Οι υποβαλλόμενες προτάσεις πρέπει να περιέχουν:
   • Την περιγραφή του έργου και της μεθόδου υλοποίησής του.
   • Τα αναμενόμενα αποτελέσματα και παραδοτέα.
   • Την περιγραφή των φάσεων και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου.
   • Την αναφορά σε σχετικές έρευνες/μελέτες με συγκεκριμένες βιβλιογραφικές παραπομπές.
   • Ενδεικτικά στοιχεία της πρωτοτυπίας της πρότασης.
   • Βιογραφικά σημειώματα των μελών της ερευνητικής ομάδας, καθώς και περιγραφή του έργου που θα υλοποιήσει κάθε μέλος της.
   • Αναλυτικό προϋπολογισμό δαπανών.

Οι προτάσεις υποβάλλονται μέσα στις προθεσμίες που καθορίζονται από τη σχετική προκήρυξη, διαφορετικά επιστρέφονται.

Κάθε ΕΥ δικαιούται υποβολής μιας πρότασης, με την προϋπόθεση ότι δεν εκκρεμεί διαδικασία ολοκλήρωσης έργου, με χρηματοδότηση από τον Ειδικό Λογαριασμό, από ανάλογη προκήρυξη.

Η Επιτροπή Ερευνών μετά την υποβολή των προτάσεων και αφού ελέγξει το τυπικό τους μέρος, τις προωθεί για αξιολόγηση και κρίση σε ειδικούς κατά περίπτωση επιστήμονες και ανεξάρτητους αξιολογητές, οι οποίοι στελεχώνουν την Επιτροπή Αξιολόγησης (ΕΑ).

Τα μέλη των ΕΑ δικαιούνται αμοιβής, το ύψος της οποίας ορίζεται κατά περίπτωση από την Επιτροπή Ερευνών. Οι δαπάνες βαρύνουν το Λογαριασμό

Οι Πρόεδροι των ΕΑ είναι υποχρεωτικά μέλη ΔΕΠ του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης

Οι ΕΑ αξιολογούν τις προτάσεις, με βάση τις οδηγίες και τα κριτήρια που καθορίζει η Επιτροπή Ερευνών, τα οποία ενδεικτικά μπορεί να είναι τα εξής:

• Σαφήνεια της πρότασης.
• Πρωτοτυπία της πρότασης.
• Επαρκής τεκμηρίωση της πρότασης με βάση την πρόσφατη βιβλιογραφία.
• Σχέση/εμπειρία του επιστημονικού υπεύθυνου με το γνωστικό αντικείμενο της πρότασης.
• Σχέση/εμπειρία της ερευνητικής ομάδας με το γνωστικό αντικείμενο της πρότασης.
• Καταλληλότητα μεθόδου υλοποίησης του έργου.
• Ορθολογική κατανομή των προϋπολογιζόμενων δαπανών σύμφωνα με τους όρους της προκήρυξης.

Οι συντελεστές βαρύτητας των επιμέρους κριτηρίων ορίζονται από την Επιτροπή Ερευνών και αναφέρονται ρητά στην αντίστοιχη προκήρυξη.

Επισημαίνεται ότι η αναφορά του Ειδικού Λογαριασμού ως χρηματοδοτικού φορέα σε δημοσιεύσεις ή ανακοινώσεις αποτελεσμάτων έρευνας είναι απαραίτητη.

Η Επιτροπή Ερευνών, εκτιμώντας όλα τα στοιχεία που έχει στη διάθεσή της, μπορεί να αποφασίσει:

1. Να γίνει δεκτή η πρόταση όπως είναι διατυπωμένη
2. Να γίνει δεκτή η πρόταση μετά τις απαραίτητες τροποποιήσεις
3. Να μην γίνει δεκτή η πρόταση επειδή δεν ανταποκρίνεται στις προϋποθέσεις της προκήρυξης.

Η τελική απόφαση για την έγκριση της χρηματοδότησης της πρότασης, γνωστοποιείται στον ενδιαφερόμενο εγγράφως από τη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών.

Η επιλογή των προτάσεων που τελικά θα χρηματοδοτηθούν γίνεται από την Επιτροπή Ερευνών με βάση αφενός μεν την αναλυτική και την τελική βαθμολογία των προτάσεων από την ΕΑ, αφετέρου δε τις προτεραιότητες που έχει θέσει ρητά η Επιτροπή Ερευνών και αναφέρονται στη συγκεκριμένη προκήρυξη.

Για κάθε εγκριθείσα ερευνητική πρόταση συντάσσεται σχετική αναλυτική σύμβαση, η οποία υπογράφεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, και τον ΕΥ.

Η παρακολούθηση και ο έλεγχος προόδου των έργων γίνεται από την Επιτροπή Παρακολούθησης (ΕΠ), η οποία ορίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών.

Το έργο ολοκληρώνεται με την αποδοχή από την Επιτροπή Ερευνών της Τελικής Έκθεσης, η οποία περιλαμβάνει την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου και του οικονομικού απολογισμού του. Για την αποδοχή της τελικής έκθεσης απαιτείται και η σύμφωνη γνώμη της ΕΠ, η οποία πρέπει να είναι πλήρως τεκμηριωμένη. Με την υποβολή της Τελικής Έκθεσης, ο ΕΥ υποχρεούται να υποβάλει στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού πλήρη φάκελο με όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για την αποπληρωμή του έργου. Η αποπληρωμή πραγματοποιείται μετά την αποδοχή της τελικής έκθεσης του έργου από την Επιτροπή Ερευνών. Το ποσό της δεν μπορεί να είναι μικρότερο του 10% του τελικώς εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου.

H υποβολή πρότασης σε εξωτερικούς φορείς χρηματοδότησης, γίνεται με μέριμνα και ευθύνη του ΕΥ και την ενδεχόμενη συνεπικουρία λοιπών υπηρεσιών του Ιδρύματος. Στα ιδρυματικά έργα, εφόσον απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης, ο ορισμός του ΕΥ γίνεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, του Πρυτανικού Συμβουλίου ή/και της Συγκλήτου του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, κατά περίπτωση. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες, εφόσον ζητηθούν και ενημερώνει τους ενδιαφερόμενους για δημοσιευμένες προσκλήσεις υποβολής προτάσεων.

Κρατικοί και δημόσιοι φορείς, καθώς και διεθνείς οργανισμοί αξιολογούν οι ίδιοι τις προτάσεις που υποβάλλονται σε αυτούς για χρηματοδότηση. Η Επιτροπή Ερευνών διατηρεί, κατά περίπτωση, το δικαίωμα τελικού ελέγχου και έγκρισης, ιδιαίτερα σε σχέση με την τήρηση των κανόνων δεοντολογίας· το ίδιο ισχύει και για τις προτάσεις που υποβάλλονται για χρηματοδότηση σε ιδιωτικούς φορείς και αφορούν σε παροχή υπηρεσιών ή λοιπών δραστηριοτήτων, εντός του σκοπού ίδρυσης του Ειδικού Λογαριασμού.

Πριν την αποδοχή του έργου, για τις συμβάσεις που απαιτούν την υπογραφή από τον νόμιμο εκπρόσωπο, θα πρέπει να κατατίθεται στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, η σύμβαση, η προγραμματική σύμβαση, το Τεχνικό Δελτίο, κλπ, για έλεγχο.

Για την αποδοχή των έργων από την Επιτροπή Ερευνών απαιτούνται τα εξής:

• Η εγκριθείσα από το Φορέα Χρηματοδότησης πρόταση.
• Η σύμβαση ανάθεσης εκτέλεσης έργου και τα κατά περίπτωση Τεχνικά Παραρτήματα ή η εγκριτική απόφαση χρηματοδότησης του έργου από το Φορέα Χρηματοδότησης, που, απαραιτήτως, θα αναφέρεται το όνομα του ΕΥ.
• Η έγκριση της εκτέλεσης του έργου από την Γενική Συνέλευση του Τομέα, του Τμήματος ή της Σχολής που ανήκει ο ΕΥ. Ενδεχόμενη αρνητική απόφαση του Τομέα, του Τμήματος ή της Σχολής πρέπει να είναι επαρκώς τεκμηριωμένη. Στην περίπτωση αυτή, ο ΕΥ, έχει το δικαίωμα να απευθυνθεί στη Σύγκλητο του Πανεπιστημίου, μετά από αιτιολογημένο αίτημα, το οποίο κοινοποιείται στην Επιτροπή Ερευνών.
• Το Έντυπο Ενημέρωσης του Εθνικού Αρχείου Ερευνητικών Έργων.
• Άλλα έγγραφα που απαιτούνται από τον «Οδηγό Διαχείρισης Έργων»

Για την παρακολούθηση της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου κάθε έργου υπεύθυνος είναι ο Φορέας Χρηματοδότησης, ο οποίος και έχει την υποχρέωση να ορίζει τη διαδικασία παρακολούθησης. Για τα Ιδρυματικά Έργα με απόφαση της Συγκλήτου ή της Επιτροπής Ερευνών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δύναται να οριστεί η διαδικασία για την παρακολούθηση του φυσικού και οικονομικού αντικείμενου και να καθοριστούν οι μηχανισμοί πιστοποίησης των δαπανών και των παραδοτέων των ερευνητικών προγραμμάτων.

Για την ολοκλήρωση ενός έργου απαιτούνται τα εξής:

• Η υποβολή, σε δύο αντίτυπα, της Τελικής Έκθεσης, που περιλαμβάνει το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού.
• Η έγγραφη βεβαίωση του Φορέα Χρηματοδότησης ότι παρέλαβε την Τελική Έκθεση του έργου και συμφωνεί για την αποπληρωμή των δαπανών του, όταν αυτό αποτελεί συμβατική υποχρέωση.
• Η αποδοχή της Τελικής Έκθεσης από την Επιτροπή Ερευνών.
• Η υποβολή των απαραίτητων εντύπων που καθορίζονται από τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού.
• Σε περίπτωση που δεν κατατεθούν στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, εντός 6 μηνών από την ολοκλήρωση του έργου, τα προαναφερθέντα δύναται η Επιτροπή Ερευνών, εκτός και εάν η καθυστέρηση οφείλεται σε λόγους που δεν αφορούν τον Επιστημονικά Υπεύθυνο, να αποφασίσει την μη αποδοχή νέων έργων του ιδίου Επιστημονικά Υπευθύνου.

Παράταση του χρόνου εκτέλεσης ενός έργου εγκρίνεται, αφού υποβληθεί το σχετικό αίτημα του Ε.Υ στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού και μετά από σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, όταν:

• Η χρηματοδότηση των έργων από τους εξωτερικούς φορείς δεν γίνεται σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις (καθυστέρηση καταβολής δόσεων των αντιστοίχων φάσεων, κ.λπ.).
• Συντρέχουν λόγοι ανωτέρας βίας (απεργίες, καταλήψεις, κ.λπ.).

Δαπάνες που εκτελούνται μετά τη λήξη του προβλεπόμενου, από την αρχική σύμβαση ή την εκάστοτε παράταση χρόνου εκτέλεσης του έργου, θεωρούνται μη επιλέξιμες και δεν εξοφλούνται.

Τα απαραίτητα δικαιολογητικά που πρέπει να υποβάλλονται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού σχετικά με το αίτημα παράτασης του χρόνου εκτέλεσης έργου είναι:

• Έγγραφο αίτημα του ΕΥ του έργου, όπου σαφώς αναφέρονται οι λόγοι της αιτούμενης παράτασης, καθώς και η χρονική διάρκεια αυτής.
• Σύμφωνη γνώμη του χρηματοδότη για την αιτούμενη παράταση, όταν αυτό αποτελεί συμβατικό όρο.
• Άλλα έγγραφα, που να αιτιολογούν, την αιτούμενη παράταση.

Υπάρχει η δυνατότητα έκδοσης προκαταβολής, για την κάλυψη άμεσων αναγκών για ένα έργο. Προκαταβολές εκδίδονται στο όνομα του ΕΥ για όλες τις κατηγορίες δαπανών εκτός των αμοιβών. Το ύψος της προκαταβολής και η διάρκεια απόδοσής καθορίζονται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, υπό την προϋπόθεση ότι καλύπτει σχετικές δεσμεύσεις του εν’ λόγω έργου και σύμφωνα με τις διατάξεις του «Οδηγού Διαχείρισης Έργων».

Το ζητούμενο ποσό θα πρέπει να καλύπτεται από το ταμειακό υπόλοιπο κάθε έργου και να αφορά δαπάνες που ανήκουν στον προϋπολογισμό του έργου.

Η Επιτροπή Ερευνών μπορεί να χρηματοδοτήσει από πόρους του Ειδικού Λογαριασμού υπό μορφή ταμειακής διευκόλυνσης εγκεκριμένα έργα, μετά από απόφαση της Συγκλήτου του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, και σχετική εισήγηση της Επιτροπής Ερευνών στην οποία θα περιλαμβάνονται οι εκάστοτε προϋποθέσεις, οι διαδικασίες και οι εγγυήσεις.

Ο προϋπολογισμός των εξόδων λειτουργίας της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού κατά τα αναφερόμενα στo άρθρο 7 της ΚΥΑ/679/22.8.1996 εγκρίνεται από την Επιτροπή Ερευνών ταυτόχρονα με την έγκριση του προϋπολογισμού των διαθεσίμων κατά μήνα Οκτώβριο κάθε έτους. Ακολούθως, τα πραγματικά έξοδα εμφανίζονται στον ετήσιο Απολογισμό του Λογαριασμού.

Η Γραμματεία του Λογαριασμού συντάσσει, και η Επιτροπή Ερευνών εγκρίνει, περί μήνα Οκτώβριο τον ετήσιο προϋπολογισμό του Λογαριασμού, ο οποίος περιλαμβάνει όλες τις προβλέψεις για εισροές και εκροές του επόμενου έτους. Μετά την έγκριση της Επιτροπής Ερευνών και της Συγκλήτου του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, ο προϋπολογισμός αποστέλλεται για τελική έγκριση στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, σύμφωνα με τον Ν.2771/99.

Ο ετήσιος οικονομικός απολογισμός του Ειδικού Λογαριασμού συντάσσεται από τη Γραμματεία μέχρι το τέλος Ιουνίου του επόμενου έτους, κατατίθεται στην Επιτροπή Ερευνών για έγκριση και αποστέλλεται για τελική έγκριση στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, σύμφωνα με το Ν. 2771/99.

Η Διοίκηση και διαχείριση του Λογαριασμού πραγματοποιείται από την Επιτροπή Ερευνών και την Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Η Επιτροπή Ερευνών παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρύτανη και τη Σύγκλητο με εκθέσεις ή/και ειδικές εκδόσεις. Σε ειδικές περιπτώσεις, και κατόπιν πλήρως αιτιολογημένης απόφασής της, είναι δυνατόν η Σύγκλητος να ζητήσει τον έλεγχο της λειτουργίας και των πεπραγμένων του Λογαριασμού.

Ο έλεγχος της οικονομικής διαχείρισης κάθε οικονομικού έτους διενεργείται από Ορκωτούς Ελεγκτές, που ορίζονται από τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, σύμφωνα και με το άρθρο 8 της ΚΥΑ/679/22.8.1996, εφόσον προηγηθεί η σύνταξη και η έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών του Ισολογισμού, των Αποτελεσμάτων χρήσεως και του Οικονομικού και Επιστημονικού Απολογισμού των έργων. Η έκθεση ελέγχου των Ορκωτών Ελεγκτών κατατίθεται στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού μέχρι το τέλος Ιουνίου κάθε έτους. Η Επιτροπή Ερευνών με τη σειρά της, αφού λάβει υπόψη της ενδεχόμενες σχετικές παρατηρήσεις, τις αποστέλλει στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Η έκθεση των Ορκωτών Ελεγκτών υποβάλλεται στον Υπουργό Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, τον Υπουργό Ανάπτυξης, τον Υπουργό Οικονομίας και Οικονομικών, το Ελεγκτικό Συνέδριο, στη Σύγκλητο του Πανεπιστημίου και στην Επιτροπή Ερευνών.

Ο Ειδικός Λογαριασμός μπορεί να χρηματοδοτεί σύμφωνα με αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών:

• Επιστημονικά συνέδρια, συμπόσια και ημερίδες επιστημονικού περιεχομένου, που διοργανώνονται από μέλη ΔΕΠ, από ακαδημαϊκές και λοιπές μονάδες του Ιδρύματος στη Θράκη. Με αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών καθορίζεται η διαδικασία υποβολής και αξιολόγησης των αιτημάτων.
• Λοιπές δραστηριότητες, που εναρμονίζονται με τους σκοπούς του Λογαριασμού.
• Για όλες τις παραπάνω δραστηριότητες απαραίτητη προϋπόθεση είναι να υπάρχει σχετική πρόβλεψη στον ετήσιο οικονομικό προϋπολογισμό του Λογαριασμού.

Όλα τα ερευνητικά έργα που εκτελούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού του Ιδρύματος, δημοσιεύονται σε ειδική έκδοση ανά διετία, εφόσον αποφασισθεί από την Επιτροπή Ερευνών. Η ειδική έκδοση περιλαμβάνει:

1. Στοιχεία τίτλου του έργου (τίτλος έργου στα ελληνικά, μεταφρασμένος τίτλος σε άλλη γλώσσα της Ευρωπαϊκής Ένωσης).
2. Τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και την ιδιότητά του, καθώς και το Τμήμα στο οποίο ανήκει.
3. Ερευνητική ομάδα εργασίας (στοιχεία κύριων μελών της ερευνητικής ομάδας, αριθμός επιστημονικού προσωπικού, εξωτερικοί επιστημονικοί συνεργάτες).
4. Φορείς (Ανάδοχος Φορέας εκτέλεσης του έργου, εκπρόσωπος αναδόχου εκτέλεσης του έργου με την ιδιότητά του, λοιποί συνεργαζόμενοι φορείς, Φορείς Χρηματοδότησης).
5. Λοιπά στοιχεία έργου (συνολικός προϋπολογισμός του έργου, έτος έναρξης, έτος λήξης, ειδικό πρόγραμμα στο οποίο εντάσσεται το έργο).
6. Συνοπτική περιγραφή των αποτελεσμάτων του έργου στα Ελληνικά, καθώς και στη γλώσσα του μεταφρασμένου τίτλου.

Όλα τα παραπάνω στοιχεία υποβάλλονται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, με ευθύνη του ΕΥ, μαζί με την υποβολή της Τελικής Έκθεσης του έργου. Σε αντίθετη περίπτωση δεν εκτελείται από την Επιτροπή Ερευνών η αποπληρωμή του έργου. Αντίτυπα της Τελικής Έκθεσης αποστέλλονται, με μέριμνα και ευθύνη της Γραμματείας του Λογαριασμού, στη Βιβλιοθήκη του Τμήματος που ανήκει ο Επιστημονικά Υπεύθυνος.

Με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών είναι δυνατή η αποστολή των αποτελεσμάτων της έρευνας και της Τελικής Έκθεσης του έργου σε ενδιαφερόμενους φορείς (Υπουργεία, Ερευνητικά Ιδρύματα κ.λπ.) ή/και σε κάθε ενδιαφερόμενο (που υποβάλλει γραπτό σχετικό αίτημα στη Γραμματεία του Λογαριασμού) μετά από γραπτή έγκριση του ΕΥ.

Οι δαπάνες για τη διάδοση των αποτελεσμάτων της έρευνας (μέχρι την υποβολή της τελικής έκθεσης) πρέπει να προβλέπονται στον προϋπολογισμό του έργου.

Τα αποτελέσματα του έργου μπορούν να ανακοινωθούν από τον ΕΥ ή τα μέλη της ερευνητικής ομάδας σε συνέδρια εσωτερικού ή εξωτερικού, σε σεμινάρια ή συμπόσια και να γίνουν αντικείμενο συζητήσεων σε ειδικές ημερίδες.

Ειδικές ρυθμίσεις για τη διάδοση των αποτελεσμάτων ανάμεσα στο φορέα που χρηματοδοτεί την έρευνα και στον ΕΥ, λαμβάνονται υπόψη και κρίνονται κατά περίπτωση από την Επιτροπή Ερευνών.

Στις περιπτώσεις εκείνες που από την εκτέλεση ερευνητικού έργου προκύψει ευρεσιτεχνία και γίνει εμπορική εκμετάλλευση του προϊόντος η Επιτροπή Ερευνών:

• αν έχει χρηματοδοτήσει εξολοκλήρου το έργο εισπράττει το 40% των ετησίων καθαρών εσόδων του ερευνητή που προκύπτουν από την εκμετάλλευση του προϊόντος. Το ποσοστό αυτό καθορίζεται ρητά στη σύμβαση χρηματοδότησης.
• αν έχει συγχρηματοδοτήσει το έργο εισπράττει ποσοστό επί των καθαρών ετησίων εσόδων του ερευνητή που προκύπτουν από την εκμετάλλευση του προϊόντος, το οποίο (ποσοστό) ορίζεται στη σύμβαση με βάση την οποία γίνεται η συγχρηματοδότηση.

Ο Ειδικός Λογαριασμός είναι δυνατό να καλύψει μέρος ή το σύνολο της δαπάνης για την απόκτηση διπλώματος ευρεσιτεχνίας και την κατασκευή προτύπων για την εκμετάλλευση των προϊόντων έρευνας. Στις περιπτώσεις αυτές το ποσοστό που εισπράττει ο Ειδικός Λογαριασμός επί των καθαρών ετησίων εσόδων του ερευνητή, τα οποία προκύπτουν από την εμπορική εκμετάλλευση της ευρεσιτεχνίας, ορίζεται κατά περίπτωση στη σύμβαση που υπογράφει ο ενδιαφερόμενος με την Επιτροπή Ερευνών.

Ο Ειδικός Λογαριασμός, στην περίπτωση που συμβάλλει στη χρηματοδότηση έκδοσης με τα αποτελέσματα των ερευνών, διατηρεί το δικαίωμα να απαιτήσει από τον εκδότη ποσοστό μέχρι 30% από την εμπορική εκμετάλλευση των εκδόσεων αυτών. Επιπλέον το ποσό της δαπάνης για την έκδοση αυτή, επιστρέφεται από τον εκδότη στον Ειδικό Λογαριασμό.

1. Η έ­ρευ­να, βα­σι­κή και ε­φαρ­μο­σμέ­νη, α­το­μι­κή και συλ­λο­γι­κή, προ­ά­γει την ε­πι­στη­μο­νι­κή γνώ­ση, την εκ­παι­δευ­τι­κή δια­δι­κα­σί­α και συμ­βάλ­λει στην αξιοποίηση, μέσω μεθόδων εφαρμογής, επιστημο­νι­κών γνώσεων και δε­δο­μέ­νων.
2. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ενθαρρύνει την κάθε είδους έρευνα, βασική, εφαρμοσμένη, τεχνολογική, ανθρωπιστικών – κοινωνικών επιστημών, η οποία μπορεί να συμβάλει στην οικονομική ανάπτυξη της χώρας, όπως και στην παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και άλλων υπηρεσιών με εξωτερική ή εσωτερική χρηματοδότηση. Ενθαρρύνεται επίσης η ανάληψη έργων σε συνεργασία με εθνικούς και διεθνείς οργανισμούς.
3. Το προ­σω­πι­κό του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης ο­φεί­λει να α­πέ­χει α­πό τη διενέργεια ή προώθηση έρευνας που θα μπο­ρού­σε να προ­κα­λέ­σει στον άνθρωπο και στην κοι­νω­νί­α ή εν γένει στο οικο­σύ­στημα, βλά­βη ή κίν­δυ­νο βλά­βης, που υ­περ­βαί­νει τα διεθνώς α­πο­δε­κτά ε­πι­στη­μο­νι­κά όρια. Ε­πί­σης, ο­φεί­λει να α­πέ­χει α­πό έρευ­να που μπορεί να θί­ξει ή να θέ­σει σε κίν­δυ­νο την α­ξί­α του ανθρώπου και τα δι­καιώ­μα­τά του, κα­θώς και να προ­κα­λέ­σει ή να υ­πο­θάλ­ψει φυ­λε­τι­κές ή κοι­νω­νι­κές δια­κρί­σεις. Η υ­πο­χρέ­ω­ση αυτή εκτείνεται και στη χρή­ση των ε­ρευ­νη­τι­κών αποτελεσμάτων α­πό τρί­τους.
4. Ό­ταν η έ­ρευ­να διε­ξά­γε­ται α­πό ο­μά­δες, η ευ­θύ­νη της συλλο­γι­κής λει­τουρ­γί­ας και της τή­ρη­σης της σχε­τι­κής δε­ο­ντο­λο­γί­ας από το κάθε μέλος α­νή­κει στον Επιστημονικό Υ­πεύ­θυ­νο της ομάδας. Ο σε­βα­σμός της ερευνητικής συμ­βολής του κά­θε μέλους και η τή­ρη­ση των βα­σι­κών κα­νό­νων δια­φά­νειας και ενη­μέ­ρω­σης εί­ναι υ­πο­χρέ­ω­ση ό­λων των συμ­με­τε­χό­ντων.
5. Τα συνοπτικά στοιχεία όλων των ερευνητικών δραστηριοτήτων δημοσιεύονται με ευθύνη της Επιτροπής Ερευνών και επικουρία της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού στον ετήσιο Επιστημονικό και Οικονομικό Απολογισμό, ούτως ώστε να είναι διαθέσιμα σε όλα τα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας και το κοινωνικό σύνολο. Με εισήγηση της Σχολής και απόφαση της Επιτροπής Ερευνών επιτρέπεται προσωρινώς ο χαρακτηρισμός (από τα συμβαλλόμενα μέρη) στοιχείων ως εμπιστευτικών, κυρίως στις περιπτώσεις που αφορούν στην προστασία διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, πρωτοτύπων ανακοινώσεων, ή την παραγωγή νέων προϊόντων με σκοπό την αμυντική θωράκιση της χώρας.
6. Τα ερευνητικά έργα και η παροχή υπηρεσιών προς τρίτους ενδείκνυται να συνδέονται εν όλω ή εν μέρει με το γνωστικό αντικείμενο της Σχολής και να εναρμονίζονται με τις δυνατότητες των Εργαστηρίων και των Σπουδαστηρίων του Ιδρύματος.

Θεωρούνται οι δραστηριότητες που αναλαμβάνονται με συστηματικό τρόπο, με σκοπό την αύξηση του αποθέματος των γνώσεων (περιλαμβάνονται η γνώση του ανθρώπου, του πολιτισμού και της κοινωνίας) και χρήση αυτού του αποθέματος σε νέες εφαρμογές. Περιλαμβάνει τη Βασική, την Εφαρμοσμένη και την Τεχνολογική έρευνα.

Είναι οι πειραματικές ή θεωρητικές εργασίες που αναλαμβάνονται με σκοπό τη δημιουργία νέων γνώσεων για τις αιτίες των παρατηρουμένων φαινομένων και γεγονότων, χωρίς να προσδοκάται οπωσδήποτε συγκεκριμένη εφαρμογή ή χρησιμοποίηση.

Είναι οι πρωτότυπες εργασίες που αναλαμβάνονται με σκοπό τη δημιουργία νέων γνώσεων, που κατευθύνονται σε προκαθορισμένο στόχο.

Είναι οι συστηματικές εργασίες που βασίζονται σε υπάρχουσες γνώσεις (από την έρευνα ή την πρακτική εμπειρία), με σκοπό την προεργασία για την παραγωγή νέων υλικών, προϊόντων ή διατάξεων, την κατάρτιση νέων διαδικασιών, συστημάτων ή υπηρεσιών ή την ουσιαστική βελτίωση αυτών που υπάρχουν για συγκεκριμένες εφαρμογές.

Είναι η εκπόνηση ειδικών μελετών, η εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων, αναλύσεων, η παροχή γνωμοδοτήσεων, η σύνταξη προδιαγραφών και κάθε άλλη συναφής εργασία. Οι παραπάνω υπηρεσίες μπορούν να παρέχονται εφόσον διαπιστωθεί ότι:

• δεν παρακωλύονται ή δυσχεραίνονται οι εκπαιδευτικές και ερευνητικές δραστηριότητες
• η παρεχόμενη υπηρεσία παρουσιάζει επιστημονικό ενδιαφέρον και προάγει την επιστήμη στην πράξη, και
• η παρεχόμενη υπηρεσία δεν έχει ως αποκλειστικό σκοπό το κέρδος.

Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού χορηγεί βεβαιώσεις στους χρηματοδότες που το ζητούν, για τα ποσά των χρημάτων που έχουν κατατεθεί στο Λογαριασμό, προκειμένου να χρησιμοποιηθούν για φορολογικές ή άλλες απαλλαγές.

Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού χορηγεί βεβαιώσεις για συμμετοχή σε έργα.

Στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού δίνεται όλη η διακριτική ευχέρεια του ελέγχου των δαπανών - προμηθειών υλικών και οργάνων, καθώς και των λοιπών παραστατικών στοιχείων των διαφόρων δαπανών, προκειμένου να αποφεύγεται, κατά το διαχειριστικό έλεγχο, η ακύρωση τους.

Τα επιστημονικά όργανα - είδη και υλικά μετά την περάτωση του έργου περιέρχονται αυτοδίκαια στο Πανεπιστήμιο, χρησιμοποιούνται από την αντίστοιχη εκπαιδευτική μονάδα, στις εγκαταστάσεις της οποίας έχει εκτελεσθεί το έργο, και κατ' επέκταση από τη Σχολή ή/και το Τμήμα, όπου ανήκει η εκπαιδευτική μονάδα και βρίσκονται στη διάθεση και άμεση επίβλεψη της Επιτροπής Ερευνών. Επιστημονικά όργανα, η επιστροφή των οποίων αποτελεί συμβατικό όρο της υπογραφείσης σύμβασης, επιστρέφονται στο χρηματοδότη, όταν ζητηθούν, με μέριμνα και ευθύνη του.

Για έργα που χρηματοδοτούνται αποκλειστικά από τα διαθέσιμα του Ειδικού Λογαριασμού η οποιαδήποτε αντικατάσταση μέλους της ερευνητικής ομάδας απαιτεί και τη σύμφωνη γνώμη του μέλους που αντικαθίσταται.

Ο Λογαριασμός δεν υποχρεούται σε καταβολή ποσοστού υπέρ ΜΤΠΥ για δαπάνες που γίνονται στο πλαίσιο της υλοποίησης έργων και από πόρους που προέρχονται από τον Τακτικό Προϋπολογισμό, διότι σύμφωνα με το άρθρο 7, παράγραφος 3 της ΚΥΑ/679/22.8.1996 «η κίνηση του Ειδικού Λογαριασμού, ο έλεγχος και η εντολή πληρωμής σε βάρος του Λογαριασμού και υπέρ δικαιούχων ενεργούνται σύμφωνα με την παρούσα απόφαση και τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, όπως αυτός ισχύει χωρίς καμία αναφορά ή περιορισμό από τις διατάξεις που διέπουν τη διάθεση, κατανομή και ανάλωση των πιστώσεων του Ιδρύματος και κατά παρέκκλιση των διατάξεων για το δημόσιο λογιστικό, τις κρατικές προμήθειες, τις δημόσιες επενδύσεις, την ανάθεση μελετών και κάθε άλλης γενικής ή ειδικής διάταξης».

Έργα που αφορούν σε μελέτες, γνωμοδοτήσεις και γενικά παροχή επιστημονικών υπηρεσιών τα οποία εγκρίνονται μετά από διμερή διαπραγμάτευση του Ε.Υ. και του Φορέα χρηματοδότησης επιβάλλεται ΦΠΑ σήμερα 19% επί του κεφαλαίου του έργου, βάσει των διατάξεων του ΚΒΣ. Το ποσό αυτό δεν αποτελεί δαπάνη του έργου και πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στις διαπραγματεύσεις και τη συμφωνία για το ύψος της τελικής χρηματοδότησης.

Μέλη ΔΕΠ του Ιδρύματος που αποχωρούν λόγω συμπλήρωσης του ορίου ηλικίας μπορούν να συμμετέχουν σε όσα έργα συμμετείχαν πριν την αποχώρησή τους είτε ως ΕΥ είτε ως μέλη της ομάδας υλοποίησης των αντίστοιχων έργων – άρθρο 26, παράγραφος 5 του Ν. 3549/07.

Σε περίπτωση διακοπής της χρηματοδότησης ενός έργου για οποιοδήποτε λόγο, η Επιτροπή Ερευνών δεν φέρει καμία ευθύνη, έναντι τρίτων.

Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης δεν αναλαμβάνει δραστηριότητες που το δεσμεύουν με οικονομικές υποχρεώσεις οριστικής εκταμίευσης. Δέχεται την αναλογική συνεισφορά του στα γενικά έξοδα της έρευνας από χρήση και απόσβεση των εγκαταστάσεων και του εξοπλισμού και από τις αμοιβές και τις κοινωνικές παροχές εκείνων, που παίρνουν μέρος στις ανάλογες δραστηριότητες. Εξαιρέσεις, στον κανόνα αυτόν, είναι δυνατό να γίνουν μόνο μετά από εισήγηση της Επιτροπής Ερευνών και ανάλογη απόφαση της Συγκλήτου του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης .

Ειδικοί όροι των συμβάσεων που καθορίζονται από εξωτερικούς φορείς χρηματοδότησης και δεν προβλέπονται από τις διατάξεις της ΚΥΑ/679/22.8.1996 ισχύουν μόνον εφόσον γίνονται αποδεκτοί από τον ΕΥ και εγκριθούν από την Επιτροπή Ερευνών.

Οι συμμετέχοντες σε έργα που οικονομικά διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης ο­φεί­λουν να τη­ρούν την ι­σχύ­ου­σα νο­μοθε­σί­α, τις αποφά­σεις διε­θνών ορ­γα­νι­σμών στους ο­ποί­ους με­τέ­χει η χώ­ρα, κα­θώς και τους αναγνωρι­σμέ­νους ανά επιστημονική περιοχή ε­παγ­γελ­μα­τι­κούς ή δε­ο­ντο­λο­γι­κούς κανό­νες.

Η Επιτροπή Ερευνών, με σκοπό τη διαφύλαξη του κύρους, της αξιοπιστίας του Πανεπιστημίου αλλά και της διαφάνειας των διαδικασιών που ακολουθούνται, διατηρεί το δικαίωμα έκδοσης αποφάσεων, που εξειδικεύουν τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται, η εφαρμογή των οποίων είναι υποχρεωτική στα πλαίσια των έργων που οικονομικά διαχειρίζεται.

Για τις περιπτώσεις οι οποίες δεν προβλέπονται από τον παρόντα οδηγό ή για τυχόν προβλήματα τα οποία θα προκύψουν κατά την εφαρμογή, εφόσον τα θέματα αυτά δεν ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία, αρμόδια να αποφασίζει είναι η Σύγκλητος του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης μετά από εισήγηση της Επιτροπής Ερευνών.

Σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού όλα τα περιουσιακά στοιχεία, λογιστικά βιβλία και αρχεία περιέρχονται στο Δημοκρίτειο Πανεπιστημίο Θράκης.